Manual prosedur kerja jabatan

You can change your ad preferences anytime. Next SlideShares. You are reading a preview. Create your free account to continue reading. Sign Up. Upcoming SlideShare. What to Upload to SlideShare. Embed Size px. Start on. Show related SlideShares at end. WordPress Shortcode.

Share Email. Top clipped slide. Download Now Download Download to read offline. Nurul Fahizha Fahimi Follow. Asas Pengendalian Kursus dalam Talian. Senyuman Manis Sepanjang Hayat.

Taklimat Mycpd Version 1. Related Books Free with a 30 day trial from Scribd. What Were They Thinking? Related Audiobooks Free with a 30 day trial from Scribd. Baseball for Dummies: 4th Edition Joe Morgan. How Did That Happen? Fazlia Hani. Nabiha Karim. Adam Danish. Ainna Naa at Superwoman. Syazwan Othman. Show More. Views Total views. Actions Shares.

No notes for slide. Senarai Tugas Harian Norma Kerja Senarai Borang-borangYang Digunakan Senarai JawatankuasaYang Dianggotai Carta Organisasi Kedudukan Pegawai 5. Carta Aliran Kerja 7. Proses Kerja 6. Rujukan: Manual Kualiti Pindaan 03 Carta Organisasi KPYan Orthodontik ii. Periodontik iii. Pediatrik iv. Restoratif v. Bedah Mulut vi. Perkhidmatan pergigian di sekolah menengah ii.

Perkhidmatan pergigian pesakit luar di klinik pergigian iv. Perkhidmatan pergigian secara temujanji di KP v. No notes for slide. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja 2. MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan.

Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan.

Untuk tujuan ini FM dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Rangkaian prosedur dan senarai semak checklist yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap.

Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam FM. FM adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas.

Didapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk. Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawaipegawai lama.

Dengan yang demikian terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaan ini melambatkan penyelesaian ke atas sesuatu tugas. MPK dan FM mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini adalah seperti dalam Rajah 2. Sementara fokus utama FM adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu.

Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran; Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri; Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan Menambahkan saluran pasaran Hasil-hasil pertanian yang dipertanggungjawabkan kepada FAMA adalah luas, meliputi hampir kesemua hasil pertanian yang dikeluarkan oleh petani-petani kecuali padi, getah, kelapa sawit, tembakau, nenas dan ikan laut.

Misalnya, Bahagian Perkhidmatan biasanya hanya melaksanakan urusan- urusan yang berkaitan dengan hal-hal perkhidmatan sahaja, manakala Bahagian Gaji pula hanya menjalankan urusan-urusan yang berhubung dengan gaji. Peringkat-peringkat hierarki ini akan dapat membantu mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja-kerja yang ditetapkan.

Dengan mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses membuat keputusan boleh dipercepatkan. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti.

Proses kerja yang jelas dapat: a. Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut: a. Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja; b.

Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut; c. Mula dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses; dan d.

Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah- langkah yang berkenaan. Carta Aliran Kerja Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakantindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur.

Carta aliran kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas. Carta aliran memberikan kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing. Selain daripada itu carta aliran juga dapat menunjukkan dimana berlaku kelewatan, 'bottleneck' dan kerja berulang-ulang.

Ia juga dapat menunjukkan gambaran menyeluruh mengenai aktiviti yang dilakukan. Simbol-simbol tertentu digunakan dalam carta aliran. Carta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan proses kerja.

Langkahlangkah bagi penyediaan carta aliran kerja adalah seperti berikut: a. Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat; b. Sediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti tersebut; dan c. Gunakan simbol-simbol carta aliran yang ditetapkan. Contoh carta aliran adalah seperti di Rajah 7. Borang Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. Borang digunakan untuk: 1.

Menyimpan dan merekodkan maklumat; Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik; Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan.

Dengan adanya contoh-contoh borang yang digunakan, tujuan berikut dapat dicapai: 1. Bagi menyediakan kandungan MPK, langkahlangkah berikut perlu dilaksanakan: a.

Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama; e. Sediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap aktiviti; f. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap aktiviti; dan g. Senaraikan semua borang yang digunakan. Fail Meja FM Misalnya, jika individu itu bertugas sebagai Kerani Perkhidmatan, hanya carta Bahagian Perkhidmatan sahaja yang perlu dimasukkan dalam FMnya.

Setiap pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting bagi memaklumkan kepada pemegang jawatan mengenai tugas, tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. Setiap senarai tugas perlu mengandungi perkara-perkara berikut: 1. Ini untuk memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Ini penting dijelaskan bagi membantu pegawai menyelesaikan sesuatu tugas. Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar Peraturan-Peraturan Pentadbiran: a.

Pengesahan jawatan di dalam Perkhidmatan Awam mengambil masa di antara 1 hingga 3 tahun dari tarikh mula berkhidmat. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seseorang staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya; b. Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai dalam jawatannya hendaklah disertai dengan surat perakuan dari Ketua Jabatan; c.

Seseorang pegawai yang tidak disahkan selepas tempoh percubaannya, tidak layak dinaikkan gaji tahunannya sehingga beliau disahkan dalam jawatannya; d. Pada amnya, lanjutan tempoh percubaan seseorang pegawai diperlukan dalam keadaan di mana pegawai tidak lulus semua peperiksaan yang disyaratkan dalam tempoh percubaannya; e.

Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa yang melantik melalui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan; dan f. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan kepada pihak berkuasa lantikan melalui Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan tempoh percubaan tiga 3 bulan sebelum tamat tempoh percubaan pegawai itu Untuk FM, senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan senarai undang-undang dan peraturan yang berkaitan perlu disertakan dalam proses kerja.

Bagi menyediakan proses kerja, tindakan seperti berikut perlu dilaksanakan: a. Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan penyediaan proses kerja; b. Sediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut; c.

Mulakan dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses; d. Senaraikan pegawai yang perlu dirujuk; dan e. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan.

Carta Aliran Kerja 1. Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Langkah-langkah bagi penyediaan carta aliran kerja adalah seperti berikut: Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat; i. Sediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti tersebut; dan ii. Checklist ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakantindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti.

Seboleh-bolehnya, checklist disusun mengikut tertib turutan tindakan di mana sesuai. Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Kepentingannya amat ketara sekali terutama bagi aktiviti-aktiviti seperti memproses permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan pelaksanaan projek-projek pembangunan, persediaan sebelum mengadakan mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, latihan dan perancangan kemajuan kerjaya.

Checklist perlu disediakan kerana ia: a. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu aktiviti harian; b. Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja; c. Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama yang melibatkan aktiviti teknikal seperti jadual perjalanan udara dan laut, prosesan alatan dalam 'assembly line' dan pengekalan kualiti; d.

Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah; e. Menjadi alat mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai-bagai unit; dan g.

Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas.